Vanaf 1 januari 2021 géén reiskostenvergoeding meer voor thuiswerkdagen

Geplaatst op 12 november 2020

Geen reiskostenvergoeding meer voor thuiswerkdagen
Tot 31 december mag de werkgever thuiswerkdagen nog als reisdagen aanmerken. Dat betekent dat alle reiskostenvergoedingen die op basis van het reispatroon vóór 13 maart 2020 zijn vastgesteld tot 31 december mogen doorlopen. Maar op 1 januari 2021 vervalt deze tijdelijke goedkeuring. Dat betekent dat werkgevers die de reiskostenvergoeding hebben laten doorlopen het reispatroon opnieuw in kaart moeten brengen.

Reiskostenvergoedingen tot en met 31 december 2020

Een vaste, belastingvrije reiskostenvergoeding tot maximaal € 0,19 per kilometer mag normaal gesproken tot 6 weken na verandering van het reisgedrag doorlopen op basis van de oude situatie. Voorheen moesten werkgevers de reiskostenvergoeding vooral stopzetten als een werknemer langdurig ziek werd. Maar met de coronacrisis veranderde het reisgedrag van heel veel werknemers. Sommige werkgevers besloten daarom om per direct de vaste reiskostenvergoeding stop te zetten. Maar een ander deel van de werkgevers liet de reiskostenvergoeding doorlopen. In mei 2020 besloot staatssecretaris Vijlbrief namelijk dat werkgevers onder het Besluit Noodmaatregelen Coronacrisis de vaste reiskostenvergoeding niet hoeven te veranderen als er een wijziging in het reispatroon van een werknemer optreedt.

Reiskostenvergoedingen vanaf 1 januari 2021

Deze goedkeuring uit het Besluit Noodmaatregelen Coronacrisis zal per 1 januari 2021 vervallen. Dat betekent dat werkgevers het reisgedrag van de werknemers opnieuw in kaart moeten brengen. Reiskostenvergoedingen voor thuiswerkdagen mogen dan dus niet meer. Alleen daadwerkelijke reisdagen mogen nog belastingvrij vergoed worden tot een bedrag van maximaal € 0,19 per kilometer. Meer vergoeden mag ook, maar over het meerdere moeten wel loonheffingen worden ingehouden.

Voor veel werknemers zal dit betekenen dat een vaste reiskostenvergoeding in 2021 er niet meer in zit. Er moet namelijk weer worden voldaan aan de 36-weken of 128-dagen-eis. Alleen als de werknemer 36 weken per jaar of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag een vaste reiskostenvergoeding worden betaald. Voldoet de werknemer niet aan deze eis? Dan zal op basis van declaratie of nacalculatie moeten worden vergoed.

Breng reisgedrag in kaart óf laat declareren

Werkgevers die ook vanaf 1 januari 2021 vaste reiskostenvergoedingen willen uitbetalen, zullen het reisgedrag van die medewerkers in kaart moeten brengen. Er zal vastgelegd moeten worden hoeveel dagen de medewerkers daadwerkelijk naar het werk reizen. Hier zal de vaste reiskostenvergoeding aan aangepast moeten worden.
Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om geen vaste reiskostenvergoedingen meer uit te betalen, maar de werknemers al hun reizen te laten declareren.