Met veel plezier kondigen wij een belangrijke verandering aan in het verlofsysteem van MATT! Vanavond gaat de nieuwe verlofkaart live, samen met de januari-release van MATT. Dit betekent dat:
- In @MATT de oude medewerkermenu’s Verlofregistratie en Verlofkaart komen te vervallen en volledig worden samengevoegd in het vernieuwde medewerkermenu Verlofkaart.
- De @MATT-app genaamd Verlofkaart is volledig vernieuwd.
- Het Verlofkaartmutatie-menu in het managementmenu geheel is vernieuwd.
Met deze veranderingen bieden wij jou een overzichtelijker en gebruiksvriendelijker systeem om verlof aan te vragen en, voor gebruikers met verdergaande rechten in MATT, te beheren.
Wat verandert er?
De vernieuwde verlofkaart biedt een geïntegreerd menu waarin zowel verlofaanvragen als verlofregistratie zijn samengevoegd. Dit zorgt voor een veel beter overzicht en meer controle over je verlof.
Belangrijke nieuwe functies:
- Zelf kiezen welk potje verlof wordt afgeboekt: Je kunt nu zelf bepalen van welk verlofpotje het verlof wordt afgeboekt, zodat je meer flexibiliteit hebt.
- Sortering op vervaldatum: De potjes worden automatisch gesorteerd op vervaldatum, waarbij het eerst vervallende verlof bovenaan staat.
Vernieuwde Medewerkersmenu ‘Verlofkaart’:
Dit menu biedt volledige functionaliteiten voor verlofaanvragen, registratie en bewaking. In dit menu kun je eenvoudig verlof aanvragen en ter goedkeuring aanbieden. Ook worden er twee belangrijke overzichten weergegeven: het Overzicht Verlofaanvragen en het Overzicht Verlofpotjes.
Overzicht verlofaanvragen
- Jaar: Dit overzicht toont standaard de verlofaanvragen van de medewerker van het huidige kalenderjaar. Je kunt eenvoudig schakelen naar een ander kalenderjaar door op het veld ‘Jaar’ te klikken en het gewenste jaar uit de lijst te selecteren.
- Overzicht: In dit overzicht zie je alle ingediende verlofaanvragen, inclusief de verlofpotjes waaruit uren zijn afgeboekt. Beweeg met de muis over de kolom ‘Verlofpotje’ om gedetailleerde informatie te zien over de gebruikte verlofpotjes en het aantal afgeboekte uren.
Daarnaast worden de volgende gegevens weergegeven:
- Het totaal aantal aangevraagde uren in het betreffende jaar.
- De status van elke aanvraag, zoals ‘Open’ of ‘Goedgekeurd’.
In de kolom ‘Verlofafboeking’ vind je een apart overzicht van:
- Verlofafboekingen door verkocht verlof.
- Correcties in verlof.
- Bijzonder verlof.
- Aanpassen of verwijderen: Wanneer een verlofaanvraag de status ‘Open’ heeft of is afgekeurd, kun je deze eenvoudig aanpassen via het potlood-icoontje of verwijderen met het prullenbak-icoontje. Let op: als jouw organisatie gebruikmaakt van onze roostermodule en jouw verlofaanvraag ook ter goedkeuring naar de roostermaker gaat, kan een verlofaanvraag met de status ‘open’ niet meer worden verwijderd nadat deze door de roostermaker in behandeling is genomen.
Overzicht verlofpotjes
- Vervaldatum: Bekijk de vervaldatum van elk verlofpotje. De potjes worden gesorteerd op volgorde van verval, met de eerst vervallende potjes bovenaan.
- Jaar toegewezen: Het jaar waarin het verlofpotje is ontstaan.
- Soort: Geeft aan om welke verlofsoort het gaat, zoals wettelijk verlof, bovenwettelijk verlof, feestdagenverlof, aangekocht verlof[1], verlofbijboeking[2], etc.
- Opgebouwd: Het aantal opgebouwde verlofuren.
- Verkocht: Wanneer je verlof van een bepaald potje (deels) hebt verkocht, dan zie je in deze kolom het aantal uren dat uit het betreffende potje is verkocht.
- Afgeboekt: Het totaal aantal verlofuren dat van het verlofpotje is afgeboekt. Dit omvat alle aanvragen die met de status ‘Goedgekeurd’ of ‘Open’ van het potje zijn afgeboekt.
- Saldo: Het nog beschikbare verlofsaldo per verlofpotje.
- Totaalsaldo: Onderaan het overzicht wordt het totale verlofsaldo van alle verlofpotjes bij elkaar opgeteld weergegeven, dat nog kan worden opgenomen.
Met deze overzichten kun je je verlof eenvoudig beheren en plannen.
Daarnaast is in het scherm met icoontjes zichtbaar gemaakt wanneer je bijvoorbeeld wordt geattendeerd op het vervallen van verlof omdat de vervaldatum bijna nadert. Of wanneer je door een contractwijziging wordt geattendeerd als je verlofpotjes hierdoor niet toereikend zijn en er wijzigingen in het afboeken moeten worden aangebracht.
In de handleiding die je kunt vinden onder helpknop in het menu, lees je hier meer over.
Overgangsperiode
We begrijpen dat veranderingen tijd kosten. Daarom blijft de oude verlofkaart nog even beschikbaar om je de gelegenheid te geven om te wennen aan het nieuwe menu. Je kunt vanaf 28 januari in het oude menu geen mutaties meer doen, maar je kunt nog wel de gegevens raadplegen tot 25 februari 2025. Dit geeft je wat extra tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze.
[1] Aangekocht verlof: Dit is het verlof dat je hebt aangekocht.
[2] Verlof bijboeking: Dit is het verlof dat buiten het reguliere verlof aan je is toegekend.
De MATT-APP
De vernieuwde verlofkaart in de app heeft twee tabbladen bovenin: ‘Overzicht Opnames’ en ‘Overzicht Saldo’. In het overzicht opnames zie je per geselecteerd kalenderjaar de verlofaanvragen die in dat jaar zijn ingediend, inclusief de diverse statussen van de aanvragen. Je kunt rechts in het scherm gemakkelijk naar een ander jaar switchen door het jaar in het uitrolmenu achter ‘Jaar’ te selecteren. In het overzicht saldo zie je alle verlofpotjes waarvan de vervaldatum nog niet is verstreken, het opgebouwde tegoed, het verlof dat is afgeboekt en het restant saldo van het verlofpotje. Bovenin het scherm zie je het totaalsaldo van de verlofpotjes (de verlofaanvragen met de status ‘Open’ zijn hierin niet meegenomen). Klik op het plusje rechts onderin het scherm om een nieuwe verlofaanvraag aan te maken.
Nieuw in het scherm waarin je verlof gaat registreren, is dat er nu een kalender wordt getoond voor het selecteren van een datum (van en tot) in plaats van een wieltje om de datum te selecteren. Wanneer je alles hebt ingevuld, klik je onderin op ‘Klik hier om uren te boeken’. Vervolgens worden alle verlofpotjes getoond waarvan de vervaldatum nog niet is verstreken (ook verlofpotjes met nul saldo). Je kunt door de lijst met verlofpotjes scrollen. Het potje dat als eerste komt te vervallen wordt getoond. Selecteer het potje of, indien van toepassing, meerdere potjes om het verlof vanaf te boeken en klik op ‘Boeken’. Het beschikbare verlofsaldo wordt daarna direct bijgewerkt en je keert automatisch terug naar het beginscherm met daarin de verlofaanvragen.
Update de @MATT APP: Vergeet niet om de meest actuele versie van de MATT-app te downloaden, zodat je optimaal gebruik kunt maken van het vernieuwde verlofkaartmenu.
Vernieuwde Managersmenu: Verlofkaartmutaties
De vernieuwingen in dit menu sluiten aan bij de gebruiksvriendelijke en functionele vernieuwingen in het medewerkersmenu, maar dan voor managers. In dit menu kunnen de door jouw organisatie gekozen @MATT-gebruikers (meestal managers en verlofkaartbeheerders) mutaties maken op de verlofkaart van een individuele medewerker. Het gaat hierbij om de volgende mutaties:
- Een goedgekeurde verlofaanvraag alsnog afkeuren.
- Een afgekeurde verlofaanvraag alsnog goedkeuren.
- Verlof afboeken als gevolg van het verkopen van verlof.
- Verlof afboeken als gevolg van het corrigeren van verlof.
- Verlof bijboeken als gevolg van het aankopen van verlof.
- Verlof bijboeken als gevolg van het corrigeren van verlof.
Wat blijft hetzelfde?
De manier van verlof aanvragen en goedkeuren blijft zoals het was. Het enige verschil is dat je nu zelf het verlofpotje of de potjes kiest waarvan je wilt dat het verlof wordt afgeschreven.
Wat betekent dit voor jou?
- Meer controle: Jij kiest zelf van welk verlofpotje het verlof wordt afgeboekt.
- Makkelijker: Eén geïntegreerd overzicht voor verlofaanvragen en -registratie.
Vragen
We hopen dat je enthousiast bent over deze veranderingen die het beheer van verlof eenvoudiger en overzichtelijker maken. Heb je vragen naar aanleiding van deze nieuwsbrief? Neem dan eerst contact op met je leidinggevende. Ben je leidinggevende en kom je er niet uit? Neem dan gerust contact op met onze supportafdeling via .
Met vriendelijke groet,
Het MATT-team