Tot 1 januari 2022 mochten reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer hetzelfde blijven zonder verdere fiscale gevolgen. Er was vanwege Corona een coulancevoorwaarde die stelde dat ook medewerkers die minder dan 60% (minder dan 128 van de 214 werkbare dagen voor een fulltimer) van hun reisdagen daadwerkelijk reisde toch hun vaste woon-werkvergoeding mochten blijven ontvangen (mits die vóór 13 maart 2020 al was toegekend).
Vanaf 1 januari 2022 komt deze coulance regeling te vervallen. Blijft de werkgever de volledige vergoeding betalen aan medewerkers en blijkt achteraf dat zij minder dan 60% van hun reisdagen hebben gereisd dan kan dat leiden tot naheffingen.
Breng reisgedrag in kaart óf laat declareren
Werkgevers die ook vanaf 1 januari 2022 vaste reiskostenvergoedingen willen uitbetalen, zullen het reisgedrag van die medewerkers in kaart moeten brengen. Er zal vastgelegd moeten worden hoeveel dagen de medewerkers daadwerkelijk naar het werk reizen. Hier zal de vaste reiskostenvergoeding aan aangepast moeten worden.
Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om geen vaste reiskostenvergoedingen meer uit te betalen, maar de medewerkers al hun daadwerkelijke reizen te laten declareren.
Gerichte vrijstelling thuiswerkvergoeding
Hiermee samenhangend geldt er vanaf 1 januari 2022 een gerichte vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding tot maximaal € 2,00 per dag. Werkgevers die ervoor kiezen om deze vergoeding uit te betalen (dit is geen verplichting) hoeven zodoende in 2022 de vrije ruimte van de werkkostenregeling hiervoor niet meer aan te spreken.
Voor eenzelfde werkdag mag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding van toepassing zijn. Ook als een medewerker een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de vaste werkplek werkt, kan dus maar een van de vrijstellingen worden toegepast. In dat geval moet de werkgever kiezen of hij de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding, of de gerichte vrijstelling voor reiskostenvergoeding toepast.